Pitkäaikaissäilytys

Pitkäaikaissäilytykseen liittyy alkuperäisen aineiston ja digitaalisten tallennusalustojen varastointi sekä tietosisällön säilyttäminen (alkuperäisten bittijonojen säilyttäminen muuttumattomina, kuvailevan, teknisen, hallinnollisen ja rakenteellisen metatiedon säilyttäminen). Myös käyttöympäristön (ohjelmistot, laitteisto) tulee olla toimintakunnossa ja yhteensopiva säilytettävien formaattien kanssa. Aineisto on tulevaisuudessa löydettävissä, käytettävissä ja ymmärrettävissä vain, jos säilyttämisen kaikki osa-alueet ovat hallinnassa.

Kulttuuriperintöorganisaatiot voivat hyödyntää opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalalle toteutettua yhteistä Kulttuuriperintö-PAS-palvelua, joka takaa arkistojen keskeisten kansallisten digitalisten tietovarantojen pitkäaikaissäilyttämisen. PAS-palvelun tehtävänä on huolehtia digitaalisessa muodossa olevan aineiston säilymisestä ehyenä ja käyttökelpoisena. PAS-palvelua hyödyntävien organisaatioiden tulee kyetä omissa taustajärjestelmissään tuottamaan siirtopaketteja aineiston pitkäaikaissäilytystä varten, mikä tarkoittaa eri metatietotyyppien hallintaa ja niiden sovittamista yhteen digitaalisen aineiston kanssa siirtopaketiksi.

Tässä dokumentissa tarjotaan tietoa pitkäaikaissäilyttämisestä ennen kaikkea niille organisaatioille, joille Kulttuuriperintö-PAS-palvelun käyttö ei ole mahdollista. Ainiestojen pitkäaikaiseen säilyttämiseen suositellaan kuitenkin siinäkin tapauksessa Kulttuuriperintö-PAS-palvelun tukemia säilytys- tai siirtokelpoisia formaatteja.

Digitaalinen aineisto

Digitaaliset aineistot voidaan jakaa syntytapansa perusteella kolmeen ryhmään

  1. Alkujaan digitaaliset (born digital) aineistot, jolloin aineistot on luotu tai tallennettu alun perin digitaalisena ja tarkoitettu myös digitaalisina käytettäviksi.
  2. Digitoidut aineistot. Aineisto on siirretty digitaaliseen muotoon ei-digitaalisesta alkuperäiskappaleesta tai välittävästä tallenteesta.
  3. Digitaalisina rinnakkaisjulkaisuina (parallel publishing) tuotetut aineistot, jotka julkaistaan (ensisijaisesti) painettuina ja lisäksi myös digitaalisina.

Aineistojen lajityyppikirjo on hyvin laaja sisältäen esimerkiksi virallista asiakirja-aineistoa, julkaistuja sekä julkaisemattomia ääni- ja kuvatallenteita, valokuvia, esineitä, tutkimusaineistoa, tietokantoja sekä tietokoneohjelmia ja -pelejä. Jokaisessa lajityypissä on useita menetelmiä – digitointitapoja ja -laitteita – alkuperäisen aineiston digitaalisen representaation luomiseksi sekä useita tiedostomuotoja ja ohjelmistoja, joilla sähköistä aineistoa luodaan, muokataan, käytetään ja hallinnoidaan.

Aineiston elinkaaren hallinta vaatii tietotaitoa useilta edellä ja myöhemmin mainittavilta osa-alueilta sekä jatkuvaa toimintaa – vähintäänkin digitaalisten tiedostojen ja niiden tallennusalustojen automatisoitua eheysseurantaa vuosi(satoj)en ajan. Digitaalinen pitkäaikaissäilytys on aktiivista toimintaa – ei digitaalisen datan varastoon jättämistä.

Kansallisesti merkittävän digitaalisen aineiston tallentaminen kattavasti vaatii, että kulttuuriperintöorganisaatioilla on selkeät vastuualueet ja työnjako; varmistetaan, ettei mitään oleellista aineistoa jää tallentamatta eikä samoja aineistoja tallenneta useissa organisaatioissa.

Pitkäaikaissäilytyksen periaatteita noudatetaan koko aineiston elinkaaren ajan organisaatioiden toimintaprosesseja kehittäessä esimerkiksi hankintapolitiikassa, digitointihankkeissa ja julkaisemisessa.

Pitkäaikaissäilytyksen periaatteita noudatetaan aineistojen synnystä lähtien

Digitaalisen aineiston pitkäaikaissäilytyksen vaatimukset on otettava huomioon säilytettävän aineiston syntyhetkestä alkaen. Tällöin varmistetaan, että

  • säilytettävää aineistoa ei jää pitkäaikaissäilytyksen prosessien ulkopuolelle
  • aineisto on alun perin sellaista, ettei sen säilyttämiseen liity tunnettuja ongelmia
  • aineisto saadaan pitkäaikaissäilytykseen mahdollisimman korkealaatuisena ja hyvin kuvailtuna
  • pitkäaikaissäilytys voidaan järjestää suunnitelmallisesti, tehokkaasti ja taloudellisesti.

Digitaalisen aineiston tuottaminen on suunniteltava niin, että syntyvä aineisto on laadultaan säilyttämiskelpoista.

  • Digitointi pyritään tekemään mahdollisimman laadukkaasti. Lähtökohtana on, että aineisto digitoidaan vain kerran.
  • Digitaalisesta aineistosta on säilytettävä mahdollisimman hyvälaatuinen ja häviötön kappale.
  • Aineiston poistamisen yhteydessä on tarkastettava, vaarantaako poistotoimenpide pitkäaikaissäilyttämisen tavoitteet.
  • Aineistoa ja sen elinkaarta koskevat metatiedot säilytetään yhtä huolellisesti kuin itse aineisto. Pitkäaikaissäilytyksen tarpeet on otettava huomioon määriteltäessä sitä, mitä metatietoja aineistosta kerätään talteen tai mitä metatietoja aineistoon liitetään siinä yhteydessä, kun se siirretään pitkäaikaissäilytykseen.

Digitaalisen aineiston tuottamiseen tulee aina sisältyä aineistoa koskevan metatiedon kerääminen tai tallentuminen pitkäaikaissäilytyksen tarpeita silmällä pitäen.

  • Aineistolle tulee antaa uniikki tunniste.
  • Aineiston sisällön ja alkuperäisen kontekstin on käytävä ilmi metatiedoista.
  • Aineistosta on kerättävä teknistä metatietoa, joka helpottaa sen säilyttämistä.
  • Metatiedoista on käytävä ilmi aineiston omistajuus ja sitä koskevat käyttörajoitukset ym. hallinnolliset tiedot.
  • Metatietoihin on kirjattava kaikki aineistoon kohdistuvat säilytys- ja muut toimenpiteet. Metatiedon avulla tulee voida varmistua siitä, ettei aineistossa ole tapahtunut kirjaamattomia, tahallisia tai tahattomia muutoksia.

Digitaalisen aineiston pitkäaikaissäilytys on uskottava luotettavalle säilyttäjälle.

  • Säilyttämismenettelystä on sovittava mahdollisimman varhaisessa vaiheessa ja selvitettävä siihen liittyvät tekniset, lailliset ja muut kysymykset.
  • Digitaalinen säilytyskappale aineistosta tallennetaan pitkäaikaissäilytykseen mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.
  • Säilyttäjän antamia ohjeita tulee noudattaa.

Digitaalisen aineiston pitkäaikaissäilytys

Aineiston säilyttäminen voidaan jakaa kolmeen tasoon

  1. Bittitason säilyttäminen: Varmistetaan, että aineistojen alkuperäiset bittijonot säilyvät muuttumattomina ja ne voidaan toistaa nykyaikaisilla laitteilla. Tarkastetaan aktiivisesti tiedostojen eheyttä ja hallitaan varmuuskopioita.
  2. Looginen säilyttäminen: Varmistetaan aineistokokonaisuuden tiedostojen säilyminen teknisesti ymmärrettävinä ja luettavina riippumatta teknologioissa tapahtuvista muutoksista. Suunnitellaan säilytys, tiedostomuotojen migraatiot ja huolehditaan riittävistä teknisistä metatiedoista.
  3. Semanttinen säilyttäminen: Varmistetaan aineiston ymmärrettävyyden säilyminen. Huolehditaan muun muassa riittävistä kuvailevista metatiedoista ja aineiston alkuperäisen asiayhteyden säilyttämisestä.

Jokainen taso on edeltäjäänsä vaativampi ja monimutkaisempi, sillä looginen säilyttäminen edellyttää bittitason säilyttämistä ja semanttinen säilyttäminen sekä bitti- että loogisen tason säilyttämistä.

Järjestelmän toimivuuden ja aineiston hallinnan kannalta on varauduttava riskeihin useista näkökulmista, esimerkiksi

  • Aineiston säilyminen
    • Säilyykö alkuperäinen data muuttumattomana?
    • Säilyykö alkuperäinen tietosisältö mahdollisimman muuttumattomana ja käytettävänä?
  • Aineiston ymmärrettävyys
    • Onko aineiston sisältö ja konteksti ymmärrettävissä jatkokäyttöä ajatellen?
  • Metatiedot on säilytettävä luotettavasti
    • Kuvailevat metatiedot mahdollistavat sisällön haettavuuden ja ymmärrettävyyden
    • Tekniset metatiedot ovat edellytys teknologiaseurannalle, jotta voidaan varautua esimerkiksi tiedostomuotojen, ohjelmistojen ja käyttöjärjestelmien vanhenemiseen
    • Hallinnolliset metatiedot sisältävät esimerkiksi oikeuksiin ja lisensseihin liittyvät tiedot
    • Rakenteelliset metatiedot kertovat miten aineistokokonaisuus muodostuu säilytyspaket(e)issa olevista tiedostoista
  • Käyttäjäoikeudet ja tietoturva
    • Kenellä on pääsy järjestelmään ja aineistoihin?
    • Mitä toimenpiteitä käyttäjällä on oikeus tehdä?
  • Aineiston hallinnointi ja käyttäminen
    • Onko säilyvyyden vaarantuminen mahdollista käyttäjän virheen tai tahallisen vahingollisen toiminnan seurauksena?
    • Kuka omistaa aineiston tai sen sisältöön liittyvät oikeudet?
    • Kenellä on oikeus nähdä tai käyttää aineistoja?
    • Miten esimerkiksi käyttöoikeuksiin liittyvä lainsäädäntö muuttuu säilytyksen aikana?
    • Lakkaako aineiston hallitsijaorganisaatio olemasta säilytyksen jossain vaiheessa?
  • Tietojen eheys ja autenttisuus
    • Vastaako aineisto alkuperäistä?
    • Voiko aineistoja korvata tai väärentää vastaanoton, päivittämisen, säilyttämisen, luovuttamisen tai migraation yhteydessä?
  • Migraatiot ja ylläpito
    • Missä vaiheessa teknologiat tai tiedostomuodot vanhentuvat ja migraatio on väistämätön?
    • Missä vaiheessa vanhentuneet teknologiat tai tiedostomuodot muuttuvat käytön kannalta epäkäytännöllisiksi tai ylläpitokustannuksiltaan uusia kalliimmiksi?
    • Säilyykö tietosisältö käytettävänä ja ymmärrettävänä migraatiossa?
  • Tallennusjärjestelmän toimivuus
    • Säilyvätkö toiminnallisuudet luotettavina ajan saatossa ohjelmistojen ja prosessien päivitysten yhteydessä?
  • Varmuuskopiointi ja tallennusalustan fyysiset ominaisuudet
    • Medioiden kuluminen, vioittuminen ja hajoaminen.
    • Kuinka monta kopioita aineistosta on tehty?
    • Missä arkisto sijaitsee ja missä varmuuskopiot sijaitsevat?
    • Mikä on datan häviämisen vaara?
  • Järjestelmän rakenne ja ominaisuudet
    • Onko järjestelmä online- vai offline-järjestelmä?
    • Onko niin sanottu pimeä arkisto käytössä?

Lisäksi aineiston tulee olla löydettävissä ja haettavissa järjestelmästä, jotta se voidaan luovuttaa asiakkaalle ja sitä voidaan hyödyntää esimerkiksi tutkimuksessa, opetuksessa tai julkisen hallinnon palvelutuotannossa.

Online- ja offline-järjestelmät

Digitaalista tallennusjärjestelmää valittaessa yksi keskeinen kysymys on, tallennetaanko tiedot online- vai offline-järjestelmään; onko aineistoon aina suora pääsy vai tarvitseeko tallennusmedia erikseen hakea varastosta ja liittää järjestelmään sisällön tarkastelemiseksi. Offline-tallennuksessa tietojen hakeminen on hidasta ja lisäksi bittitason säilyvyyttä on usein hidasta ja kallista monitoroida. Tallennuskapasiteetin hinta on kuitenkin usein online-järjestelmää huomattavasti edullisempi. Varsin yleinen ratkaisu on tallentaa korkealaatuiset arkistokopiot offline-järjestelmään ja käyttökopiot online-järjestelmään.

Migraatio

Teknologian vanhentumiseen tulee varautua usein tavoin. Tallennusmediat vanhenevat ja kuluvat käytössä, myös teknologioita kehitetään jatkuvasti; aineisto on turvassa vain, jos laitteistot ja media-alustat ovat käyttökuntoisia ja niitä tukevia ohjelmistoja on saatavilla nykyisille käyttöympäristöille: tietokoneiden käyttöjärjestelmille.

Järjestelmämigraatioon (fyysinen migraatio) valmistaudutaan seuraamalla ohjelmisto- ja laitteistotuen kehittymistä. Järjestelmätasolla tulee seurata esimerkiksi tuotteen elinkaaren jatkuvuutta. Laitevalmistajien välisen kaupallisen kilpailun seurauksena jokin tallennusalusta toistolaitteineen saattaa poistua markkinoilta hyvinkin pian julkaisunsa jälkeen, vaikkei itse teknologia olisikaan vanhentunutta.

Alustat ja teknologiat korvataan usein uusilla versioilla, jos ei täysin uusilla tuotteilla. Sukupolvikehityksen seurauksena vanhat järjestelmät saattavat muuttua käyttökustannuksiltaan uusia huomattavasti kalliimmiksi lyhyenkin ajan kuluessa. Vaikka teknologia itsessään olisikin valmistajan puolesta virallisesti tuettu, ne todennäköisemmin keskittyvät uusien järjestelmä- ja laitteistosukupolvien kehittämiseen ennemmin kuin vanhojen aktiiviseen tukemiseen. Ajan kuluessa tulee väistämättä vastaan myös tilanne, jossa esimerkiksi käyttöympäristö, josta säilytysjärjestelmä on riippuvainen – tietokoneet ja niiden käyttöjärjestelmät sekä fyysiset tallennusmediat – on jatkanut kehitystään eikä vanhempia järjestelmiä ja laitteita enää tueta. Järjestelmätason migraatio onkin järkevää tehdä hyvissä ajoin ennen kuin nykyisen järjestelmän laitteisto- ja ohjelmistotuki loppuu tai sisällön säilyvyys on vaarassa esimerkiksi tietyn tallennusalustan kadotessa markkinoilta.

Sisällön säilyttäminen edellyttää formaattimigraatioon (looginen migraatio) valmistautumista. Järjestelmämigraatiossa muutetaan aineiston käyttö- tai säilytysympäristöä, ei sisältöä. Formaattimigraatiossa muunnetaan säilytettävää aineistoa tavalla tai toisella: Alkuperäisaineisto digitoidaan tai siirretään esimerkiksi digitaaliselta DV-nauhalta tiedostopohjaiseen säilytykseen. Myös säilytettävää bittijonoa joudutaan hyvin todennäköisesti ajan saatossa muuttamaan, sillä tiedostomuotoja, koodekkeja ja pakkausmenetelmiä sekä tiedostojen säiliömuotoja kehitetään siinä missä ohjelmistojakin. Esimerkiksi vanhat kuvankäsittelyohjelmistot eivät välttämättä tue uusia tiedostomuotoversioita; eikä kaikkia vanhoja tiedostomuotoja tai niiden kaikkia versioita välttämättä tueta uusissa ohjelmistoissa. Tulevaisuudessa ei täydellisesti säilytetystä bittijonosta ole mitään hyötyä, jos ei ole mahdollista katsoa itse kuvaa tai kuunnella äänitallennetta; ei ole edes tietoa siitä, mitä tietoa mikin tiedosto sisältää. Tällöin ainoaksi vaihtoehdoksi jää vanhentuvien tiedostomuotojen muuttaminen korvaaviin ennen kuin luotettava tuki loppuu. Formaattimigraatiota helpottaa huomattavasti, jos järjestelmään tallennettu tekninen metadata (muun muassa tiedostomuodon tiedot) on sillä tasolla, että migraatio voidaan automatisoida mahdollisimman pitkälle.

Pitkäaikaissäilytysjärjestelmän toiminta ja aineiston elinkaari

Ennen pitkäaikaissäilytysjärjestelmään siirtämistä aineisto on luotu, ja viimeistään järjestelmää hyödyntävässä organisaatiossa aineisto on järjestetty, kuvailtu ja sen oikeudet on selvitetty. Ei-syntysähköinen aineisto on digitoitu. Jokainen työvaihe lisää metatietoa, joka on säilytettävää tietoa siinä missä aineistokin. Talletettavia tietoja ovat esimerkiksi aineiston kuvailevat metatiedot, työprosessien toimenpide- ja tekniset metatiedot, käytettyjen tiedostomuotojen tekniset tiedot sekä aineiston oikeuksia, hallintaa ja käyttöä koskevat hallinnolliset metatiedot. Organisaatiossa tehtyjen toimenpiteiden tallentamisen lisäksi vaaditaan tietoja myös aineiston alkuperästä ja eheydestä elinkaaritoimenpiteiden aikana. Mitä tarkemmin ja johdonmukaisemmin aineisto ja siihen kohdistetut käsittelytoimenpiteet on dokumentoitu, sitä aukottomammin tietosisällön autenttisuus voidaan myöhemmin todistaa.

Hallitussa säilytysjärjestelmässä säilytetään tietopaketteja, ei yksittäisiä tiedostoja. Tietopaketin metatiedoista on huolehdittava siinä missä aineistonkin. Kuvaileva metatieto on edellytys aineistosisällön haettavuudelle ja ymmärrettävyydelle. Hallinnollinen metatieto puolestaan sisältää tiedot esimerkiksi aineistoon kohdistuvista omistus- ja tekijänoikeuksista. Tekninen metatieto sisältää tiedosto- ja tiedostomuotokohtaiset tiedot, joiden avulla teknologiaseuranta migraatioita ajatellen on mahdollista. Myös paketin rakenteen tulee olla tiedossa: rakenteellisiin metatietoihin kirjataan esimerkiksi digitoidun kirjan sivujärjestys, jos aineisto koostuu useasta tiedostosta.

Aineisto (luovutuspaketti) luovutetaan säilytysjärjestelmän hallinnoimaksi kokonaisuudeksi (säilytyspaketti), ja aineisto palautetaan asiakkaalle pyydettäessä (jakelupaketti). Tiedostot on mahdollisesti pitänyt muuntaa (migroida) säilytysjärjestelmän hyväksymiin standardoituihin tiedostomuotoihin jo ennen aineistojen siirtämistä järjestelmään.

Luotettava pitkäaikaissäilyttäminen on aktiivista toimintaa – ei pakettien siirtämistä digivarastoon unohduksiin. Alla esitellään lyhyesti esimerkkejä järjestelmään kohdistuvia vaatimuksia, joita pitää ottaa huomioon luotettavan pitkäaikaissäilytyksen varmistamiseksi.

Vastaanotto

  • Aineiston luovutuksessa aineisto siirretään järjestelmään ja järjestelmä antaa luovutuksesta kuittauksen aineiston luovuttajalle.
  • Aineiston tarkistuksessa luovutettu aineisto tarkistetaan ja tiedostomuodot validoidaan. Varmistetaan, että aineisto on luovutuspakettirakenteen mukainen (vastaanoton valvonta).
  • Aineisto muokataan säilytyspaketiksi – säilytyksellisesti itsenäiseksi kokonaisuudeksi, joka noudattaa järjestelmän sisältöjä koskevia standardeja.
  • Säilytyspaketti siirretään järjestelmään ja säilytysvastuu siirtyy luovuttajalta järjestelmän hallinnoijalle.

Säilytys

  • Aineisto tallennetaan järjestelmään vastaanottoprosessien jälkeen. Säilytyspaketille annetaan pysyvä tunniste ja säilytysmedia ja -laitteet valmistellaan. Säilytyspaketti siirretään säilytysmedialle ja vastaanotolle lähetetään vahvistus tallennuksesta.
  • Automaattinen tarkistus varmistaa riittävin otannoin aineiston eheyden tarkistussummia hyväksi käyttäen.
  • Katastrofin ehkäisyssä aineistosta tehdään riittävän monta kopiota eri medioille. Varmuuskopiointi suoritetaan järjestelmään määritellyn aikataulun mukaisesti.
  • Migraatiossa säilytettävän aineiston muoto muutetaan ajantasaiseen muotoon aineiston intellektuaalista sisältöä ja sen olennaisia piirteitä muuttamatta. Tarvittaessa uuden version ohella säilytetään myös vanha versio.
  • Tallennusjärjestelmän toimintaa valvotaan ja hallitaan seuraamalla muun muassa säilytystilan käyttöastetta, tallennusjärjestelmän suorituskykyä ja aineiston käytön määrää.
  • Aineiston käyttö lähettää aineistopyyntöjä, jotka voivat kohdistua kuvailutietoihin tai koko aineistoon. Aineistopyyntöjen hallinnointi palauttaa pyynnön perusteella pyydetyn aineiston tai sen kuvailutiedot.

Hallinnointi

  • Aineistoa tai sen metatietoja täydennetään tai päivitetään tietojen päivityksessä. Säilytyspaketista muodostetaan uusi editio.
  • Aineisto voidaan poistaa järjestelmästä pysyvästi. Tarvittaessa aineiston metatiedot voidaan säilyttää.
  • Kustannuksia lasketaan järjestelmän toimintojen valvonnan raporttien perusteella muun muassa järjestelmän eri työvaiheille, säilytystoimenpiteille ja tekniselle infrastruktuurille.
  • Käyttäjätuki vastaa asiakkaiden tiedusteluihin ja ohjeistaa heitä. Palautetta ja kehittämisehdotuksia voidaan myös kerätä kehitystyötä varten.
  • Hyväksyttyjen standardien ja toimintaperiaatteiden soveltamista ja noudattamista valvotaan.
  • Järjestelmän käyttöä valvotaan ja järjestelmän käyttäjät tunnistetaan. Tarvittaessa tiedot suojataan rajoittamalla käyttäjien oikeuksia.
  • Järjestelmän toimintoja valvotaan ja sen suorituskykyä sekä käyttöä seurataan.

Säilytyksen suunnittelu

  • Aineiston säilytys-, arkisto- ja luovutuspakettirakennemalleja kehitetään muuttuvien tarpeiden ja käytäntöjen mukaan.
  • Migraatiot suunnitellaan ja toteutetaan teknologiaympäristön seurannan ja aineiston käyttötarpeiden vaatimusten mukaan.
  • Teknologiaympäristöä seurataan, jotta nähdään vaikuttaako standardien ja teknologiaympäristön muuttuminen aineiston käyttöön. Tarvittaessa säilyttämistoimenpiteitä kehitetään ja aineisto migroidaan.
  • Säilytysstrategiaa ja toimintamallien linjauksia kehitetään esimerkiksi muuttuvan teknologiaympäristön ja asiakkaiden käyttötarpeiden vaatimusten mukaan.

Käyttö

  • Asiakkaalle tarjotaan käyttöliittymä järjestelmän sisältämän aineiston hakemiseksi. Tarkastetaan, että asiakkaalla on oikeus ladata aineisto.
  • Säilytettävästä aineistosta luodaan luovutuspaketti asiakkaan ladattavaksi ja paketti luovutetaan asiakkaalle.

Tallennusmedioiden säilytys

Kansallisarkiston Määräykset ja ohjeet arkistotiloista -normin tarkoituksena on turvata asiakirjallisten tietoaineistojen – mukaan lukien sähköiset tietoaineistot – säilyminen. Arkistotilojen tulee suojata aineistoa

  • vedeltä ja haitalliselta kosteudelta,
  • tulelta ja palokaasuilta,
  • liialliselta lämpenemiseltä ja valolta,
  • ilman epäpuhtauksilta,
  • ilkivallalta, vahingonteolta ja luvattomalta käytöltä,
  • poikkeusoloissa.

Asiakirjat jaetaan kolmeen luokkaan, joita vastaavat arkistotilat

  • käsiarkistot: päivittäisessä käytössä olevat asiakirjat, jotka säilytetään työtilojen yhteydessä
  • lähiarkistot: työtilojen läheisyydessä säilytettävät asiakirjat, joiden säilytysturvallisuusvaatimukset ovat käsiarkistoa suuremmat
  • päätearkistot: pysyvästi arkistoitavat asiakirjat, joita käytetään ja täydennetään harvoin

Säilytysolosuhteet

Asiakirjat säilyvät parhaiten matalissa lämpötiloissa. Suhteellisen ilmankosteuden (SK) ja lämpötilan äkillisiä vaihteluja tulee välttää.

Säilytysolosuhteet jaetaan kolmeen luokkaan (Kansallisarkiston suositus):

  1. Normaalit säilytysolosuhteet
    • Paperipohjaiselle aineistolle sopivat olosuhteet
    • 16–20 °C, 40–50 % SK (päivittäinen vaihtelumarginaali ±1 °C; ±3 % SK)
  2. Viileät säilytysolosuhteet
    • Polyesteripohjaisille mikrofilmeille (tallefilmit) ja digitoidulle ja mikrofilmatulle asiakirja-aineistolle (passiiviaineistot) sopivat olosuhteet
    • 12–16 °C, 30–40 % SK (päivittäinen vaihtelumarginaali ±1 °C; ±3 % SK)
  3. Kylmät säilytysolosuhteet
    • Värillisille valokuva-aineistoille, asetaatti- ja nitraattifilmeille ja asetaattipohjaisille mikrofilmeille (tallefilmit) sopivat olosuhteet
    • 2–5 °C, 20–30 % SK (päivittäinen vaihtelumarginaali ±1 °C; ±3 % SK)

Lisäksi esimerkiksi magneettinauhoja säilyttäessä tulee varmistua, ettei säilytystiloissa tai sen läheisyydessä ole voimakkaita magneettikenttiä.

Mediakohtaiset säilytysolosuhteet

Digitaalisen arkistoinnin ja aineiston käytön näkökulmista magneettinauhat sekä kiinto- ja SSD-levyt ovat käytännöllisimmät vaihtoehdot tiedon säilyttämiseen. Monen muotoiset levyt ja levykkeet ovat aikojen saatossa jääneet täysin unohduksiin pienen tallennuskapasiteettinsa tai epäluotettavuutensa vuoksi. Usean eri formaatin varastoiminen on hankalaa myös käytettävyyden kannalta: vaatiihan toistaminen aina yhteensopivan toistolaitteen. Esimerkiksi levykkeiden (8″:n, 5¼”:n tai 3½”:n levyke), optisten levyjen (CD, CD-R, CD-RW, DVD, DVD-R, DVD-RW, DVD+R, DVD+RW, DVD-RAM, Mini-DVD, Blu-Ray Disc jne.) ja optomagneettisen MiniDisc-median digitaalinen sisältö kannattaa tallentaa tiedostoina tietokoneelle, jolloin säilyttäminen, käyttäminen, varmuuskopiointi ja aineistonhallinta helpottuu huomattavasti.

Magneettiset tallennusmediat

Magneettisille medioille – nauhoille tai kiintolevyille – voidaan kirjoittaa digitaalista tietoa useita kertoja. Tästä on etua esimerkiksi aineistoa virkistettäessä tai siirryttäessä uuteen järjestelmään.

Kiintolevyt

Kiintolevy on nopeutensa takia luonteva valinta online-järjestelmiin. Normaali kiintolevy on kuitenkin varsin epäluotettava media pitkäaikaiseen arkistointiin. Kiintolevyjen käyttövarmuutta ja säilytysluotettavuutta voidaan parantaa RAID-tekniikan (Redundant Array of Independent Disks) avulla, jolloin samaa tietoa tallennetaan toisteisesti levyryhmän eri levyille: moni fyysinen kiintolevy yhdistetään yhdeksi tai useaksi loogiseksi taltioksi, joka säilyy toimintakuntoisena yhden tai kahden levyn rikkoutumisen jälkeenkin. Laitevalmistajilla on myös omia sovelluksiaan RAID-tekniikoista.

Kiintolevyjä voidaan käyttää myös offline-tallennukseen siten, että kiintolevyt irrotetaan tietokoneesta ja niitä säilytetään kuten mitä tahansa magneettisessa muodossa olevaa aineistoa, tai käytetään erikseen hankittavia ulkoisia kiintolevyjä. Täytyy kuitenkin muistaa, että kiintolevyjä ei ole suunniteltu pitkäaikaissäilytykseen. Magneettisesti levylle tallennettu tieto vanhenee ajan myötä ja levyjen moottorit sekä muut liikkuvat osat saattavat jumiutua mikäli levy on pitkään käyttämättä säilytyksessä.

Magneettinauhat

Digitaaliset magneettinauhat soveltuvat erinomaisesti arkistokopioiden offline-säilytykseen. Käyttökopioiden säilyttämiseen ne soveltuvat huonosti, sillä tietojen hakeminen on hidasta, ja lisäksi nauhat ja nauhuri kuluvat käytössä. Nauhojen kapasiteetit ovat suuria, mikä nopeuttaa ja helpottaa migraatiota järjestelmästä toiseen siirryttäessä tai aineistoa virkistettäessä. Tallennetun tiedon bittitason säilyvyyden monitorointia voidaan automatisoida nauharobottien avulla.

Nauhajärjestelmät on tarkoitettu laajojen tietojärjestelmien pitkäaikaiseen varmistamiseen. Järjestelmän hankkiminen vaatii tietyn perusinvestoinnin, mutta vastaavasti nauhakustannus on erittäin alhainen tallennuskapasiteettiin suhteutettuna. Hyvin pienten digitaalisten aineistojen tallentamisessa nauhurijärjestelmä onkin kohtuullisen kallis, mutta vastaavasti laajojen aineistojen tallentamisessa se on hinnaltaan erittäin kilpailukykyinen esimerkiksi kiintolevytallennukseen verrattuna.

LTO-teknologian (Linear Tape Open) 8. sukupolven tallennuskapasiteetti on 12 Tt (30 Tt pakattuna). Viidennestä LTO-sukupolvesta lähtien on nauhoilla mahdollista käyttää eri laitevalmistajien kanssa yhteensopivaa LTFS-teknologiaa (The Linear Tape File System).

Magneettinauhojen säilyttäminen

Magneettinauhat tulisi säilyttää olosuhteissa, joissa kosteus ja lämpötila vaihtelevat mahdollisimman vähän. Oikeilla säilytysolosuhteilla voidaan edistää merkittävästi nauhojen säilyvyyttä, minkä ansioista esimerkiksi saadaan lisää aikaa niiden digitoimiselle.

Säilytys korkeissa lämpötiloissa (yli 23°C) vaurioittaa nauhan tukikerrosta, kun taas säilytys kosteassa vaurioittaa nauhan sidosainetta. Liian kosteat olosuhteet saattavat jopa aiheuttaa sienten ja homeen kasvua. Alhainen lämpötila hidastaa magneettinauhojen vanhenemista, mutta liian kylmät olosuhteet saattavat kuivattaa nauhoja liikaa, jolloin ne voivat jopa hajota koteloihinsa. Nauhoja ei suositella säilytettäväksi alle 5 celsiusasteen lämpötilassa.

Ennen käyttöä viileässä ja kuivassa säilytetty nauha pitää totuttaa käyttöolosuhteisiin, aklimatisoida, joka on pitkällinen prosessi. Kaikki kosteuden ja lämpötilan muutokset ovat nauhoille haitallisia. Käytännössä on järkevää säilyttää arkistokopioita viileässä ja usein käytettäviä medioita esimerkiksi 20 celsiusasteen lämpötilassa, jolloin ne ovat välittömästi käytettävissä.

Magneettinauhan elinikä riippuu sekä säilytysolosuhteista että nauhamateriaalin ominaisuuksista. Eri nauhatyyppien säilyvyydessä onkin erittäin suuria eroja, ja myös saman nauhatyypin eri valmistuserissä saattaa olla eroja. Tästä syystä on hyvin hankalaa antaa yleisiä arvioita siitä, kuinka kauan magneettinauhat säilyvät, mutta käytännössä nauhoille ei kannata toivoa yli 30–40 vuoden elinikää.

Analogisia äänitenauhoja on syytä kelata edestakaisin muutaman vuoden välein, jotta nauhan jännitteet sijoittuvat uusiin kohtiin, ja jotta vältetään läpimagnetisoituminen (print-through).

Magneettinauhojen säilytysolosuhteet:

  • Arkistokopiot
    • Säilytyslämpötila: 5–10°C
      • Muutos/24h: ±1 °C
      • Muutos/vuosi: ±2 °C
    • Ilmankosteus: 30 %
      • Muutos/24h: ±5 %
      • Muutos/vuosi: ±5 %
  • Käyttökopiot
    • Säilytyslämpötila: n. 20°C
      • Muutos/24h: ±1 °C
      • Muutos/vuosi: ±2 °C
    • Ilmankosteus: 40 %
      • Muutos/vuosi: ±5 %
      • Muutos/24h: ±5 %

Optisten ja optomagneettisen median säilyttäminen

Optisia medioita ei alun perin ole suunniteltu ammattimaiseen pitkäaikaissäilytykseen, vaan ne on selkeästi suunnattu kuluttajille. Optisille medioille tallennetut aineistot tulisikin siirtää pitkäaikaissäilyttämiseen paremmin soveltuville alustoille.

Optiset levyt ovat herkkiä naarmuille ja auringon valolle, joten niitä tulisi käsitellä ja säilyttää asianmukaisella tavalla. Levy saattaa mennä pilalle erittäin nopeasti, jos se esimerkiksi on alttiina suoralle auringonvalolle. Optisia medioita voidaan säilyttää huoneenlämmössä, mutta ne tulee suojata huolellisesti UV-säteilyltä.

Itse poltetut optiset mediat eroavat pitkäaikaissäilyttämisen näkökulmasta erittäin paljon tehdasvalmisteisista levyistä. Tehdasvalmisteiset levyt valmistetaan valamalla, jolloin data tallennetaan fyysisinä, tarkkareunaisina kuoppina. Poltettavissa levyissä pinta on puolestaan tasainen ja data tallennetaan käsittelemällä pinnan heijastusominaisuuksia, mikä seurauksena ykköset ja nollat eivät ole lainkaan yhtä tarkkareunaisia kuin tehdasvalmisteisissa levyissä. Lisäksi polttopinta on herkkä lämpökemialliselle reaktiolle, mikä lyhentää merkittävästi itse poltettujen levyjen säilyvyysaikaa tehdasvalmisteisiin levyihin verrattuna.

Yleisesti käytettävien optisten medioiden kapasiteetti vaihtelee CD-levyjen 700 megatavusta Blu-ray-levyn 128 gigatavuun. Lisäksi on Sonyn ja Panasonicin kehittämä Archival Disc -formaatti, jonka levykapasiteetti oli ilmestyessään vuonna 2015 300 Gt. Toisen sukupolven levyjen kapasiteetti on 500 Gt ja kolmannen 1 Tt. Levyjen halkaisija on 12 cm: mitä enemmän dataa levylle on mahdollista tallentaa, sitä tiheämmin data on levylle sijoitettava. Suurikapasiteettisissa levyissä data tallennetaan levyille useammalle kerrokselle. Levyjen säilymisen kannalta tiheämmin tallennettu tieto saattaa aiheuttaa ongelmia.

Unescon suositus optisen median säilyttämisestä:

  • Säilytyslämpötila: n. 20°C
    • Muutos/24h: ±1 °C
    • Muutos/vuosi: ±3 °C
  • Ilmankosteus: 40 %
    • Muutos/24h: ±5 %
    • Muutos/vuosi: ±5 %

MiniDisc on Sonyn ja TDK:n kehittämä on optomagneettinen media, jossa magneettisesti tallennettua tietoa luetaan optisesti. Perinteisen MiniDiscin tallennuskapasiteetti on pieni, vuonna 2004 esitellyn Hi-MD-levyn kapasiteetti on 1 GB.

Mekaanisessa muodossa olevien  äänitteiden säilyttäminen

Mekaanisessa muodossa olevien äänitteiden arkistokopioita suositellaan säilytettävän riittävän viileässä (5–10°C) ja kuivissa (30 %) olosuhteissa. Käyttökopiot voidaan säilyttää huoneenlämmössä.

Säilytysolosuhteet:

  • Arkistokopiot
    • Säilytyslämpötila: 5–10°C
      • Muutos/24h: ±1 °C
      • Muutos/vuosi: ±3 °C
    • Ilmankosteus: 30 %
      • Muutos/24h: ±5 %
      • Muutos/vuosi: ±5 %
  • Käyttökopiot
    • Säilytyslämpötila: n. 20°C
      • Muutos/24h: ±1 °C
      • Muutos/vuosi: ±3 °C
    • Ilmankosteus: 40 %
      • Muutos/vuosi: ±5 %
      • Muutos/24h: ±5 %

Vahalieriöt

Vahalieriöissä käytetyt vahamateriaalit ovat yleensä kemiallisesti varsin vakaita, mikäli niitä on säilytetty oikeissa olosuhteissa. Vaha on erittäin hyvä kasvualusta homeelle, joten vahalieriöt kärsivät usein homevaurioista, varsinkin jos niitä ei ole säilytetty oikeissa olosuhteissa. Lieriöihin mahdollisesti muodostunut home aiheuttaa vakavan terveysriskin.

Mekaanisesti kaikki vahalieriöt ovat erittäin hauraita, joten niitä tulisi käsitellä hyvin varovaisesti.

78-kierroksen levyt

78-kierroksen levyt eli niin sanotut savikiekot ovat kemiallisesti varsin vakaita, joten ne säilyvät pitkään, mikäli niitä säilytetään oikeissa olosuhteissa.

Mekaanisesti 78-kierroksen levyt ovat erittäin hauraita ja ne hajoavat herkästi pirstaleiksi, jos niihin kohdistuu iskuja. Levyjä tulee käsitellä erittäin varovasti.

Vinyylilevy

1940-luvun loppupuolelta lähtien äänilevyjä on valmistettu polyvinyylikloridi- (PVC) ja polyvinyyliasetaatti- (PVA) yhdisteestä. PVC/PVA-yhdiste on kemiallisesti hyvin vakaata, joten levyt säilyvät hyvissä olosuhteissa erittäin pitkään.

Materiaali on kuitenkin pehmeää, joten levyt ovat alttiita mekaanisille vauriolle, kuten naarmuille.

Pikalevyt

Pikalevyjä on tehty useista eri materiaaleista, mutta yleisimmin on ollut käytössä niin sanottu lakkalevy (acetate, lacquer disc). Levyt valmistettiin suorakaiverrusmenetelmällä, ja olivat yleisessä käytössä noin vuosina 1935–55. Pikalevyjä käytettiin tämän jälkeenkin levytuotannon välivaiheena.

Lakkalevyn pinta on pehmeä, joten se kuluu nopeasti levyä soitettaessa. Lakkapinta on metallista tai joskus lasista tehdyn tukipinnan päällä. Ajan myötä lakkapinta kutistuu, jolloin se saattaa irrota tukipinnasta. Vaikka lakkalevy näyttäisi olevan päällisin puolin kunnossa, se saattaa silti hajota välittömästi pienestäkin kolhusta.

Pikalevyjä on valmistettu myös gelatiinista, joka on vesiliukoista. Tällaista levyä ei missään nimessä saa pestä vedellä.

Pikalevyjä tulee käsitellä erittäin varovaisesti ja ne tulisi digitoida viipymättä.

Linkit